5 Dicas de Contabilidade Para Sua Loja Virtual no Shopify

5 Dicas de Contabilidade Para Sua Loja Virtual no Shopify

Você deu o passo adiante e inaugurou sua empresa. Desde então, provavelmente vivenciou de tudo: as maiores altas e as menores baixas. Enquanto sua empresa começou a ganhar força, posso apostar que a quantidade de documentos com os quais você teve que lidar também aumentou.

Neste momento, você pode estar pensando em reunir todos os seus recibos em uma caixa de sapatos e entregá-la a um contador. Não é uma má ideia, mas existe uma solução melhor. Os fundamentos de contabilidade a seguir lhe proporcionarão um insight capaz de ajudá-lo a fazer sua empresa crescer durante o ano inteiro – com ou sem a ajuda de um contador.

1. Atualize Suas Configurações de Taxas

Quando você cria uma loja virtual no Shopify, suas taxas de impostos são configuradas automaticamente, com base no seu endereço e nos seus países de envio. Entretanto, conforme o crescimento do seu negócio, você deve garantir que todas as taxas estejam atualizadas.

Internacionalização

Isso é principalmente verdadeiro se você crescer internacionalmente. Caso você esteja fazendo vendas pela internet, qualquer pessoa no mundo possuirá acesso aos seus produtos. Fica a seu critério definir para quais países você os enviará. Durante sua expansão, certifique-se de configurar uma taxa de imposto para cada um dos países da sua lista de envio.

Exceções de Impostos

Enquanto sua empresa se desenvolve, provavelmente você adicionará novos produtos e coleções. O desafio reside no fato de que alguns produtos contam com exceções de impostos. A melhor maneira de aplicar uma exceção é implementando uma substituição de taxa.

Se não tiver certeza sobre qual taxa de imposto deve aplicar aos seus produtos, você poderá visitar sua câmara de comércio local ou conversar com uma autoridade fiscal. 

2. Integre Seu Software de Contabilidade

Desde escolher um nome comercial até efetivar sua centésima venda, possuir uma contabilidade sólida acaba se tornando cada vez mais importante nas etapas do caminho. Para facilitar esse processo, o Shopify disponibiliza apps internos que integram sua loja online a pacotes populares de softwares de contabilidade.

Se você optar pela integração com o QuickBooks Online, por exemplo, suas vendas serão automaticamente exportadas para o QuickBooks Online, e os depósitos e pagamentos serão registrados em sua conta bancária. Essa medida economiza bastante tempo, pois elimina a necessidade da inserção manual de dados.

A integração com um software de contabilidade irá ajudá-lo a monitorar tudo o que acontece na sua loja virtual, independentemente do tamanho dela. Se você já trabalha com um contador ou contabilista, poderá lhes fornecer acesso aos seus relatórios de vendas e ao seu app de contabilidade através de uma conta de equipe, para que não precise compartilhar credenciais. 

3. Utilize Relatórios para Monitorar o Fluxo de Caixa

Quando você tiver sincronizado sua loja online ao seu software de contabilidade, conseguirá produzir diversos relatórios que os ajudarão a descobrir como o dinheiro está fluindo para dentro e para fora da sua empresa.

Relatório de Impostos sobre Vendas

Veja o quanto de imposto você coletou, e o quanto você deve. Com este relatório, você poderá garantir que possui dinheiro suficiente no banco para a época de declaração de impostos. Ele também o ajudará a se certificar de que as taxas de impostos aplicadas aos seus produtos estejam em conformidade com os regulamentos locais.

Relatório de Avaliação de Estoque

Obtenha um resumo do seu estoque, incluindo quantidade e custos. Dessa forma, você poderá responder questões como “Qual o valor total do meu estoque?” Uma gestão de estoque sólida é altamente valiosa, pois ela pode ajudá-lo a identificar itens de baixa rotatividade que afetam seu fluxo de caixa – e sua capacidade de crescer.

Relatório de Contagem de Dinheiro

Confira o balanço da sua contagem de dinheiro e o compare com o valor atual no banco. Mesmo com as melhores intenções, o dinheiro pode facilmente possuir origem inexplicável. Por exemplo, você pode se esquecer de registrar uma fatura depois de fazer uma venda. Caso isso aconteça com você, experimente caminhar no sentido inverso para descobrir o que houve de errado.

4. Informe-se sobre Seu Lucro

Mesmo depois que você descobrir o destino do seu dinheiro, continuará importante saber o nível de lucratividade da sua empresa. Dinheiro no banco não necessariamente significa lucro – principalmente se você possui muitas contas em dívida.

Através do relatório de lucros e perdas, você poderá descobrir seus maiores custos e quanto de dinheiro ainda lhe resta. 

Valor das Mercadorias Vendidas (COGS)

O valor das mercadorias vendidas se refere aos custos diretamente associados ao seu produto. Na maioria das vezes, isso representa os produtos que são comprados no atacado ou as matérias-primas utilizadas na fabricação de um produto.

Muitas pessoas – incluindo contabilistas – pensam que o COGS equivale às faturas recebidas dos vendedores durante o ano. Incorreto.

Ao adquirir um produto ou material, você está trocando dinheiro por estoque. Apenas quando você vende o item é que reconhece o custo dele. Isso pode proporcionar um efeito drástico ao resultado final.

Digamos que você não possua estoque inicial, mas invista $150.000 na compra de estoque que você planeja vender por $300.000 (margem de lucro de 100%). Se você vender apenas $100.000, seu COGS será de $50.000. Os $100.000 restantes em produtos não vendidos serão registrados como estoque.

Se, ao invés disso, você registrar os $150.000 integrais como seu COGS, seu negócio apresentará uma margem de lucro bruto negativa – e, obviamente, nenhum estoque. Isso é simplesmente impreciso.

Seu software de contabilidade calculará o valor das mercadorias vendidas para você, mas veja a seguir a fórmula básica.

Estoque Inicial + Compras — Estoque Final = COGS

Margem de Lucro Bruto

Para calcular sua margem de lucro bruto, subtraia o COGS da sua receita. Esse número é importante, pois o ajudará a definir sua flexibilidade com preços, bem como quais tipos de promoções você poderá fazer. Lembre-se: isso explica apenas os custos diretamente relacionados ao seu produto.

Vendas — COGS = Margem de Lucro Bruto

Lucro Líquido

Seu lucro líquido representa o dinheiro restante após o pagamento de todos os seus outros custos, como publicidade ou materiais de escritório. Sua conta no banco não reflete seu lucro líquido, portanto, é importante utilizar seu software de contabilidade para calculá-lo. 

Margem de Lucro Bruto — Custos Operacionais = Lucro Líquido

Por exemplo, imagine que você tenha calculado seus lucros e perdas, e que o resultado indique que você lucrou $50.000 – mas possui somente $10.000 no banco. Os $40.000 restantes podem estar refletidos em estoques ou grandes compras de equipamentos.

5. Planeje-se com Antecedência para Períodos de Tributação

Todo ano, ela chega novamente: a época de declaração de impostos. Após a correria das vendas de feriado, vem a preparação frenética para o período de tributação. Honestamente, isso pode se tornar uma tarefa bastante demorada.

A melhor forma de evitar ficar sobrecarregado é saber com antecedência o que você deverá entregar, bem como os prazos. Confira abaixo alguns dos procedimentos mais importantes para as empresas norte-americanas e canadenses.

Se você reside fora do Canadá ou dos Estados Unidos, provavelmente conseguirá encontrar os requisitos no site do seu governo local. Em caso de dúvidas, verifique com um contador local.

Declarações de Imposto Corporativas

No Canadá, as corporações devem apresentar um T2.

Nos EUA, existem dois tipos de procedimentos corporativos. O primeiro é um 1120, comumente chamado de “C Corp”, e o outro é um 1120S, ou “S Corp”. O tipo de procedimento que você deve realizar depende da forma como sua empresa é constituída. Se você não estiver certo, confira sua documentação de constituição.

Declarações de Imposto Individuais e de Sociedades

Se você for canadense, os rendimentos de trabalho autônomo são relatados entre as linhas 135 e 143 da sua declaração de imposto de renda.

Nos EUA, você deverá conferir os formulários 1040 e 1065. O empreendedor individual relaciona toda a sua renda empresarial no “Schedule C” do formulário 1040. Sociedades preencherão a declaração 1065, que é semelhante ao formulário 1120 apresentado pelas sociedades anônimas.

Nota: você deve preencher a declaração de renda de pessoa física, independentemente de sua empresa ser constituída ou não. Caso sua empresa tenha que apresentar um formulário 1120S ou 1065, ainda assim você deverá relatar seu lucro líquido no formulário 1040. Todas as pessoas nos EUA devem declarar suas rendas, sejam elas pagas por um empregador ou obtidas de forma autônoma.

Por fim, independentemente do status da sua empresa, se você tiver pago acima de US$ 600 a um contratante no ano anterior, será preciso preencher um formulário 1099.

Se foi a sua independência financeira, o controle sobre seu tempo ou apenas aquela vontade de empreender que o levou a abrir sua loja virtual no Shopify, você chegou lá! Prestar a devida atenção aos números pavimentará o caminho rumo ao seu sucesso no longo prazo. Melhor ainda, ajudará a evitar que você lute para reunir todo o necessário no momento de declarar seus impostos!

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