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Os melhores apps para gerenciar tempo e manter sua vida organizada

time management apps

Não importa quem você seja, todo mundo já desejou que o dia tivesse mais horas.

O tempo é um bem precioso: não há como deixar de usá-lo nem onde conseguir mais, mas você precisa dele para absolutamente tudo. Seja para agendar reuniões ou atender pedidos, o tempo está por trás de cada aspecto da administração de um negócio e você não pode se dar ao luxo de gerenciá-lo mal.

Um gerenciamento de tempo ineficaz pode ter muitas formas. Seja por procrastinação, distrações pessoais ou projetos que levam mais tempo do que deveriam há uma tonelada de coisas que nos fazem perder tempo todos os dias. Tempo perdido significa prazos apertados, desequilíbrio na vida profissional, mais estresse e mais ansiedade.

No fim das contas, você só precisa utilizar seu tempo disponível de forma mais eficaz.

Felizmente, oportunidades para gerenciar melhor o seu tempo estão em toda parte. Aqui estão 12 aplicativos de gerenciamento de tempo que vão lhe ajudar a achar um espacinho na agenda, reservar tempo para sua vida pessoal e a se concentrar para concluir seu trabalho.

Melhores aplicativos de gerenciamento de tempo de 2019

  1. Toggl
  2. Workflow
  3. Shift
  4. RescueTime
  5. Timely
  6. Trello
  7. MyLifeOrganized
  8. Focus@will
  9. Pocket
  10. Todoist
  11. Remember The Milk
  12. Harvest

1. Toggl

toggl app

O Toggl é um aplicativo que você pode usar para registrar o tempo gasto em tarefas, bem como acrescentar entradas manualmente. Mantenha suas entradas organizadas por equipe, clientes, projetos ou tags. Adicione notas à descrição para que você possa lembrar o que estava fazendo quando for vê-las em um momento posterior.

Se estiver gerenciando uma equipe, você pode convidar os membros dessa equipe para o seu projeto e ter o controle do tempo gasto por cada um em um só lugar. Relatórios detalhados mostram no que você está gastando mais tempo. Os assinantes do app recebem relatórios detalhados do Toggl sobre como otimizar melhor o tempo com base nos registros obtidos.

O Toggl está disponível para iOSAndroid e Mac. Existe uma versão gratuita, mas você também pode optar pela versão Starter (US$ 9/usuário/mês), Premium (US$ 18/usuário/mês) ou por uma conta Enterprise (preço personalizado).

Por que usar o Toggl?

  • Veja quem está gastando tempo fazendo o que e descubra novas formas de otimizar o tempo gasto nessas tarefas.
  • Analise sua semana, mês ou até mesmo seu ano para verificar o que vem lhe atrasando um pouco demais.
  • Registre tudo, em qualquer lugar. Com aplicativos para celular, aplicativos para desktop e extensões para navegadores, você pode sincronizar o Toggl em todos os dispositivos e não vai perder mais nenhum minuto.

2. Workflow

workflow app

O Workflow é um aplicativo altamente personalizável que reduz o tempo das coisas complicadas que você faz todos os dias. Com o Workflow, você pode criar atalhos exclusivos na tela inicial do seu telefone para executar uma série de tarefas com um só toque.

Se você quiser que o Google Maps lhe mostre automaticamente como chegar na sua próxima reunião ou se quiser fazer backup de todas as suas fotos no Dropbox, crie aplicativos personalizados que fazem isso por você. O Workflow apresenta ações e integrações com aplicativos como Facebook, Uber e YouTube.

O Workflow é um aplicativo de gerenciamento de tempo gratuito e está disponível apenas para dispositivos iOS.

Por que usar o Workflow?

  • O Workflow reduz o desperdício de tempo ao automatizar tarefas complexas que você executa no seu telefone.
  • O Workflow é rápido e fácil, permitindo que você crie novos aplicativos e atalhos com comandos simples como arrastar e soltar.
  • O Workflow é versátil e pode operar dentro de outros aplicativos, como o Safari e o Evernote.

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3. Shift

shift app

O Shift é uma ferramenta para a área de trabalho com foco principal na organização do seu e-mail, especialmente se você tiver várias contas. Ele também é integrável com aplicativos como Trello, Calendly e até o Airbnb.

A ideia é mudar rapidamente de uma conta para outra com um único clique. Você vai mudar para a sua outra conta completamente, sem precisar sair e entrar de cada plataforma específica. Se você pula de projeto em projeto várias vezes ao dia, o Shift vai lhe ajudar a manter a sanidade.

A versão básica é gratuita para computadores Mac, mas você pode optar pela versão Pro por US$ 29,99/ano ou pela Advanced por US$ 99,99/ano.

Por que usar o Shift?

  • O Shift é uma forma confiável de esvaziar sua caixa de entrada e lhe ajuda a gastar menos tempo com e-mail.
  • O Shift ajuda você a se concentrar na tarefa em questão em vez de pular de projeto em projeto.
  • O Shift vai manter sua equipe organizada e vai agilizar o acesso a diferentes ferramentas e aplicativos em todo o seu negócio.

4. RescueTime

rescuetime app

O RescueTime é um aplicativo de marcação de tempo que registra como e onde você gasta seu tempo online. O app analisa tudo o que você faz em um dia, desde quais aplicativos você usa até quanto tempo você gasta nos seus sites favoritos.

Se quiser eliminar as distrações e concluir seu trabalho mais depressa, o RescueTime é uma forma fantástica para descobrir exatamente quais comportamentos estão lhe impedindo de fazer isso. Para lhe ajudar a se concentrar e atingir seus objetivos, o RescueTime Premium pode até bloquear temporariamente os sites onde você procrastina mais.

O RescueTime está disponível para iOS e Android; macOS, Windows e Linux. O RescueTime Lite é gratuito, mas você pode pagar US$ 9/mês (ou US$ 72 por um ano) para acessar os recursos Premium.

Por que usar o RescueTime?

  • O RescueTime impede que você desperdice tempo, enviando lembretes que avisam quando você está gastando tempo demais em uma tarefa específica.
  • O RescueTime ajuda a entender como você gasta o seu dia, fornecendo relatórios detalhados e destaques diariamente.
  • O RescueTime ajuda a fazer tudo mais depressa ao encontrar novas formas de organizar seu dia e gastar seu tempo adequadamente.

5. Timely

timely app

O Timely é um aplicativo inovador de registro de tempo e agenda que não só monitora o tempo de duração dos projetos, mas também organiza sua semana de trabalho de modo mais eficiente.

O app apresenta sua semana de trabalho com antecedência e permite que você planeje o tempo necessário para realizar suas tarefas diárias. Ao registrar seu tempo, você vai poder comparar suas estimativas com o tempo que realmente levou para realizar suas tarefas, permitindo que você se organize melhor no futuro.

Essa abordagem de registro do tempo de cima para baixo permite que você gerencie seu tempo de forma mais eficiente sem ter que finalizar seus projetos aos trancos e barrancos.

O Timely está disponível para iOS e Android, Mac , Windows e como aplicativo de navegador. Há planos individuais para usuários a partir de US$ 7/mês.

Por que usar o Timely?

  • O Timely mantém a sua equipe em sintonia e apresenta uma ideia mais realista de quanto tempo os projetos consomem.
  • O Timely faz com que você se sinta responsável pela quantidade de tempo que você reserva para o trabalho.
  • O Timely é ótimo para você entender como sua semana de trabalho se desenrola e planejar sua semana seguinte.

6. Trello

trello app

O Trello é um aplicativo web de gerenciamento de projetos flexível que permite classificar facilmente suas tarefas e colaborar com os membros da sua equipe. Em vez de se perder entre os vários e-mails e planilhas confusas, o Trello permite que você visualize seus projetos como se fossem listas afixadas em quadros de avisos digitais.

Cada lista é formada por publicações individuais chamadas de cartões, que podem representar qualquer coisa, sejam tarefas, ideias ou até metas. Os membros da equipe podem inserir comentários, anexos, checklists e etiquetas personalizáveis nos cartões, mantendo todo mundo atualizado em relação ao projeto.

Não importa se você estiver buscando uma maneira de acompanhar o progresso de projetos grandes ou organizar sua última sessão de brainstorming: o Trello pode ser personalizado para se adequar às demandas da sua equipe.

O Trello está disponível para iOS e Android, e também para Mac e Windows. Há uma versão gratuita, mas você pode atualizar para as versões Business Class ou Enterprise, com mais recursos.

Por que usar o Trello?

  • O Trello é totalmente personalizável. Cada negócio tem suas particularidades e o Trello se adapta às suas necessidades, não importa quais sejam.
  • O Trello serve como um espaço de organização, consolidando todos os seus projetos e a comunicação da sua equipe em um mesmo ambiente.
  • O Trello faz com que todo projeto seja fácil de acompanhar e permite que você analise fluxos de trabalho inteiros bem mais rápido.

7. MyLifeOrganized

mylife app

O MyLifeOrganized é muito mais do que só uma lista de tarefas. Use este app de planejamento de rotina para arrastar e soltar, favoritar, sinalizar e organizar tarefas facilmente em uma interface simples e elegante. Se uma das suas tarefas for tão grande ao ponto de virar um desafio, use o aplicativo para criar subtarefas que vão lhe ajudar a ter motivação para progredir.

Alguns dos recursos pagos do app MyLifeOrganized incluem “listas inteligentes” automatizadas – na prática, o aplicativo usa os prazos, tarefas e prioridades que você marca para determinar quais itens precisam de atenção imediata. Você também pode usá-lo para definir lembretes com base na localização geográfica. O app vai lhe avisar quando você estiver próximo dos locais indicados.

O MyLifeOrganized está disponível para iOS, Android, e Windows. Há várias opções pagas disponíveis, desde a versão gratuita até o custo máximo de US$ 59,95.

Por que usar o MyLifeOrganized?

  • Deixe que o MyLifeOrganized lhe permita se concentrar na tarefa. Em vez de registrar seu próprio progresso, o aplicativo vai dividir projetos grandes em etapas mais simples e vai lhe informar quando você precisar fazer algo imediatamente.
  • Adicione rapidamente novas tarefas sem precisar acessar o app. Envie um e-mail para o MyLifeOrganized e o aplicativo vai cuidar de todo o resto.
  • Concentre-se em uma tarefa em todos os seus dispositivos. Assinantes recebem acesso baseado em nuvem.

8. Focus@will

focus app 3

O Focus@will é um aplicativo singular de gerenciamento de tempo que lhe ajuda a maximizar o uso de seu tempo. O app toca músicas e sons suaves que foram cientificamente comprovados como benéficos para o aumento do foco e da produtividade.

Escolha listas de reprodução baseadas no que você faz (empreendedor vs. aluno) ou o tipo de aluno ou trabalhador que você é (criativo vs. lógico). De acordo com a empresa, há um tipo específico de música para cada indivíduo que vai colocá-los em seu “estado de fluidez”. Ao dar um pouco mais de informações sobre você, o focus@will vai reproduzir músicas otimizadas especialmente para você. Depois, só apertar play e começar o trabalho!

O Focus@will atualmente está disponível para Android e Mac, e o aplicativo para iOS será lançado em breve. Você pode assinar uma conta individual por US$ 8,33/mês no plano anual ou US$ 9,95 no plano mensal. Há também contas para equipes.

Por que usar o focus@will?

  • Ele é um app completamente personalizado de acordo com seu estilo único de produtividade. Encontre música e os sons que fazem você dar o melhor de si.
  • A ciência já confirmou sua eficácia. O focus@will se baseia em estudos e já realizou alguns por contra própria, como esse aqui (disponível em inglês, somente). O senso comum diz que você pode aumentar sua produtividade em até 4x.
  • Use o focus@will em todos os dispositivos, sem interrupções. Seja para trabalhar de casa ou com fones de ouvido no escritório, você pode continuar de onde parou.

9. Pocket

pocket app

O Pocket é um aplicativo de bookmarking que permite salvar conteúdo web para ver mais tarde. Mesmo nos nossos dias mais produtivos, é fácil se distrair com um artigo interessante. O Pocket permite que você salve tudo em um só lugar para poder ler ou assistir mais tarde, depois de ter encerrado suas atividades de trabalho.

Não está trabalhando? Fique desconectado e salve conteúdo relacionado ao trabalho para conferir mais tarde, quando estiver no escritório, podendo assim curtir seu tempo livre.

Você também pode pesquisar conteúdo no Pocket, que vai oferecer recomendações baseadas em suas preferências. O app funciona em mais de 1.500 aplicativos diferentes, logo, não importa onde você vai achar conteúdo, você poderá salvá-lo e aproveitá-lo depois.

O Pocket está disponível para Android e iOS, Mac, Windows e tem várias extensões para navegadores. Você pode se inscrever em um plano gratuito ou pagar R$ 11/mês ou R$ 99/ano para ter acesso a mais recursos, sem propagandas.

Por que usar o Pocket?

  • O Pocket impede que você se distraia ao dar a opção de salvar o que você está vendo e deixar para depois, aproveitando seu tempo ao máximo.
  • O Pocket ajuda a organizar o seu dia e a separar o momento de trabalhar do momento de aprender.
  • O Pocket facilita a descoberta de novos conteúdos, logo, quando você decidir se aprofundar naquele assunto, não vai ser por falta de material de leitura.

10. Todoist

todo app

O Todoist é outro aplicativo de gerenciamento de tempo e organizador que lhe ajuda a ficar a par de tudo o que você precisa fazer. Você também pode usar a visualização de calendário para ver como será a sua semana ou mês com antecedência.

Adicione hábitos diários, tarefas e prazos recorrentes para que você não precise inserir tarefas repetidas o tempo todo. Use cores para priorizar as tarefas e tenha a satisfação de ver seu progresso na conclusão de cada uma.

O Todoist está disponível para Android, iOS, Mac, Windows e extensões de navegadores. Como a maior parte dos aplicativos de gerenciamento de tempo, o Todoist tem opções gratuitas e pagas. O Todoist Premium tem planos a partir de US$ 3/mês para contas individuais e contas Business a partir de US$ 5/mês.

Por que usar o Todoist?

  • O Todoist pode ser integrado em centenas de aplicativos para que você fique por dentro de tudo o que você está fazendo.
  • Tire parte das suas tarefas dos ombros com os recursos de delegação para equipes do Todoist.
  • O Todoist tem diversos modelos para sua escolha. Você não precisa começar do zero para criar sua lista de tarefas.

11. Remember The Milk

remember app

Você já foi ao mercado para comprar leite e comprou tudo, menos o leite? Essa é a premissa do app Remember The Milk, que vai muito além das listas de supermercado. Este aplicativo de gerenciamento de tempo vai ajudar você a montar sua lista de compras e muito mais!

Remember The Milk é um aplicativo de lista de tarefas que permite organizar as tarefas por etiquetas identificadas por cores, e também desmembrar projetos grandes em subtarefas. Anexe arquivos do Google Drive ou do Dropbox e compartilhe suas listas com outras pessoas para que todos fiquem atualizados. O app pode mandar lembretes por e-mail, mensagens de texto, aplicativos de mensagem e até mesmo pelo Twitter.

O Remember The Milk está disponível para Android, iOS, Mac, Windows e para extensões de navegadores. Há uma versão gratuita disponível e assinaturas a partir de US$ 40/ano.

Por que usar o Remember The Milk?

  • Organize várias listas de tarefas e use o recurso Listas Inteligentes do aplicativo para criar novas listas baseadas nas suas pesquisas.
  • Fique conectado mesmo quando não estiver. O Remember The Milk sincroniza todos os dispositivos, mesmo quando estão offline.
  • Nunca deixe de fazer listas. O Remember The Milk permite que você crie um número ilimitado de listas, então use e abuse!

12. Harvest

harvest app

O Harvest é um aplicativo de registro de tempo e custos que pode lhe ajudar a mudar sua mentalidade e começar a pensar no tempo como um recurso finito. O app tem recursos de registro de tempo eficientes e compartilha relatórios visuais de fácil compreensão sobre como você e sua equipe estão usando o tempo.

O app pode ser integrado a diversas outras ferramentas, como Asana, Trello e DigHub, entre outras. Além disso, ele pode ajuda a registrar as horas trabalhadas, para que você tenha a certeza de estar contabilizando cada minuto.

Você pode baixar o Harvest em dispositivos iOS, Android, Mac e Windows. Também há várias extensões disponíveis para navegadores. O Harvest custa US$ 12/mês por usuário.

Por que usar o Harvest?

  • O Harvest ajuda a receber pagamentos ao rastrear o tempo de serviço e permitir a criação instantânea de faturas pra enviar aos clientes pelo tempo trabalhado.
  • Planeje o futuro com a funcionalidade de previsão e tenha a certeza de que você e sua equipe dispõem de tempo suficiente para completar todos os projetos planejados.
  • Veja se os projetos estão dentro do orçamento somente com uma olhadinha. Veja se você precisa repensar o andamento de tudo antes que seja tarde.

Gerenciamento de tempo é tudo

Gastar seu tempo de forma eficiente não é apenas fundamental para uma vida mais produtiva, é também o segredo de uma vida mais feliz.

É fácil se enrolar com o trabalho, ainda mais se você não estiver gerenciando bem o seu tempo. Você pode perder oportunidades de passar bons momentos com seus amigos e familiares. Manter um bom equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional é o ponto central do seu sucesso, logo, você precisa fazer o melhor uso do seu tempo sempre que possível.

Com alguns desses apps de gerenciamento de tempo à sua disposição, você estará melhor preparado para organizar sua vida e assim obter mais produtividade e menos stress.


Which method is right for you?Sobre a autora

Gabriela Jungblut é editora-chefe do blog da Shopify em português, gestora de marketing de conteúdo para o mercado brasileiro, tradutora e intérprete de conferências.

Post original em inglês: Kevin Donnelly

Tradução e localização: Marina Borges

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