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Como preparar seus funcionários para a alta temporada do varejo

Temporary staffing | Shopify Retail blog

Você piscou e pronto! Já estamos em outubro! Sabe o que isso significa? Que os dias de compras mais agitados do ano estão logo ali, virando a esquina! Para muitas lojas, é hora de se preparar para um período de vendas muito aguardado (e muito estressante) no varejo.

É nessa hora também que vários lojistas se perguntam: como saber se o meu negócio está pronto para a temporada de festas de final de ano? Ou melhor, como saber se a minha equipe de funcionários está preparada para aguentar o ritmo de trabalho frenético que está por vir?

Se você sente que falta pessoal na sua equipe, talvez valha a pena contratar funcionários temporários para lidar com a alta circulação de clientes e vendas dessa época do ano.

Confira neste artigo algumas dicas para ajudar você a preparar seus funcionários fixos e contratar pessoal temporário para o período das festas de fim de ano.

Reforço no quadro de funcionários

Dicas para encontrar funcionários temporários

Não importa se você tem uma loja física que precisa de vendedores e balconistas ou uma loja virtual em busca de pessoas para embalar e enviar produtos: muitos lojistas passam pela mesma necessidade de contratar mão de obra temporária para dar conta da alta demanda sazonal de fim de ano. Confira abaixo algumas dicas para você ter gente suficiente trabalhando ao seu lado:

  • Comece a contratar funcionários temporários com antecedência. Além de você precisar treinar esse pessoal antes da alta temporada começar, você não vai querer que os melhores profissionais sejam contratados pela concorrência. E lembre-se: talvez você precise de ajuda com a verificação de estoque na pré-alta temporada, que começa com o Black Friday Cyber Monday e se estende até o Natal.
  • Experimente transferir funcionários de meio período para o regime de tempo integral — se eles toparem, é claro.
  • Entre em contato com estudantes universitários que já trabalharam com você e que terão mais tempo livre no final do ano, por causa das férias — e que adorariam ganhar uma graninha extra.
  • Entre em contato com agências de emprego temporário.
  • Espalhe cartazes e flyers, seja nas ruas ou na internet, informando que a sua loja está contratando funcionários para a temporada de final de ano; as lojas virtuais podem cogitar contratar ajuda remota para algumas tarefas específicas, como responder perguntas de clientes sobre produtos.
  • Pergunte a amigos e familiares se eles podem trabalhar para você por algumas horas na semana.
  • Saiba de antemão que os seus funcionários regulares vão querer tirar férias no final do ano para passar tempo com a família e amigos; lembre-se também que todo mundo está sujeito a ficar doente, portanto, planejar um excesso de pessoal é ser prudente.

Não se esqueça de consultar e cumprir com todas as leis de trabalho temporário vigentes em seu município de operação.

Pouco importa como você organizará as funções dos seus funcionários temporários; a prioridade é garantir que eles sejam capazes de lidar com a correria das vendas de fim de ano, oferecendo um atendimento primoroso aos seus clientes. O segredo para dar conta desse recado? Um bom treinamento.

DICA DE LEITURA: quer mais orientações sobre como encontrar e contratar funcionários temporários? Confira nosso artigo sobre recrutamento de mão de obra sazonal.

Treine seus funcionários (novos e antigos!)

Se os seus funcionários antigos esquecem de armazenar os produtos de forma segura ao final do expediente, se eles não classificam corretamente um pedido como processado ou se você tem novos funcionários entrando na equipe, aproveite para treinar todo mundo de uma vez só, antes de a alta temporada começar.

Embora o treinamento seja, de fato, um investimento de tempo, os proprietários de lojas podem simplificar alguns processos. As checklists (ou listas de verificação) são ferramentas ótimas justamente para isso. Pense em tudo o que você precisa treinar a sua equipe para ela fazer durante um dia de trabalho na sua loja, de forma que seus funcionários pudessem começar a trabalhar imediatamente no dia seguinte. Quais etapas de execução dessas tarefas podem ser listadas em uma checklist para eles acompanharem?

DICA DE LEITURA: a curva de aprendizado pode ser tortuosa para novos funcionários do varejo. Cientes dessa dificuldade, montamos para você uma lista com 10 dicas de capacitação para treinar novos funcionários.

Agora, coloque essas ideias por etapas no papel, montando uma lista que seus funcionários podem ticar enquanto trabalham. As checklists enxugam o tempo de treinamento, simplificam a complexidade das tarefas e minimizam erros. E se a sua loja passar por uma alta rotatividade sazonal de funcionários, pelo menos você conseguirá treinar outra pessoa com rapidez e eficiência com essa mesma ferramenta.

Seja em papel ou digital, trabalhe com o formato que melhor funcionar com a sua equipe e lance mão das checklists sempre que precisar.

Algumas tarefas exigem explicação, outras são aprendidas conforme se trabalha; quanto mais você reduzir o tempo de treinamento dos funcionários temporários, melhor.

Monte a escala da sua equipe

Embora montar escalas de trabalho não seja uma tarefa lá muito divertida, já existem apps baratos ou até gratuitos que ajudam você a administrar o expediente dos seus funcionários. 

A maioria das opções está disponível em inglês, mas vale a pena dar uma olhada, escolher uma solução que mais combine com o seu negócio e já apresentar a ferramenta para a sua equipe. Dessa forma, todos estarão confortáveis com o app antes do agito das vendas de final de ano chegar.

Cuidar da escala da sua equipe também ajuda você a calcular o número de funcionários que precisarão estar na loja para os dias de pico da alta temporada — vamos falar disso daqui a pouquinho neste artigo!

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Preparativos para as vendas de fim de ano

Destaque as datas importantes para a loja

Para se preparar para a alta temporada de vendas do final do ano, a primeira coisa a se fazer é deixar a sua loja e a sua equipe prontas para datas específicas. Todo mundo sabe que a sexta-feira do Black Friday, logo após o Dia de Ação de Graças celebrado nos Estados Unidos, é o dia mais agitado de compras do ano, certo? Humm... Não, nem todo mundo sabe disso.

Embora o Black Friday seja o pontapé inicial para a alta temporada de vendas do varejo, um estudo realizado pela Foursquare em 2014 revelou que o sábado anterior ao Natal vence a sexta-feira Black Friday em termos de fluxo de clientes.

Esse estudo também evidencia uma tendência crescente: as compras feitas às pressas, nas vésperas do Natal. Tais números fazem sentido, já que as compras virtuais seguem se popularizando cada vez mais, com a maioria dos clientes comprando pela internet e usando seus smartphones.

A compra online é imprescindível nesse período, mas é importante lembrar que o lojista não pode se acomodar depois do Black Friday. Os varejistas devem ficar de prontidão para lidar com a multidão de consumidores que os procuram logo antes do Natal, para comprar presentes de última hora que jamais chegariam aos seus destinatários a tempo. Isso significa ter funcionários suficientes para dar conta do fluxo de clientes não apenas do Black Friday Cyber Monday, mas também das vésperas natalinas.

A mesma lógica de prontidão serve para eventos especiais durante os meses de novembro e dezembro. Quem compra no Black Friday se planeja para gastar com antecedência, como bem mostram aquelas imagens de pessoas em filas quilométricas à porta das lojas, prontas para aproveitar as melhores ofertas antes de todo mundo.

Se a sua loja está localizada em uma área com alta circulação de pessoas, talvez valha a pena abrir as portas mais cedo, ficar com a loja aberta até mais tarde ou em dias que você normalmente não trabalharia para justamente aproveitar esse clima de compras.

Também é importante estar ligado na programação do bairro ou da própria cidade. Vai rolar algum evento com a chegada do Papai Noel próximo à sua loja? Flexibilize seus horários de funcionamento para atender famílias que já entraram no ritmo das festas natalinas! Does your local Chamber of Commerce organize a holiday sales event? Stay open and take part — even if you run a coffee shop rather than a shop where people would buy gifts, shoppers will still want somewhere to take a break and buy a snack or warm drink.

Considerando que os meses de novembro e dezembro são excepcionais na dinâmica de funcionamento da loja, certifique-se de que sua equipe está ciente de todas as datas importantes, incluindo aquelas com previsão de mais fluxo de clientes. Deixe bem claro para todos os funcionários quais são as expectativas para esses dias, as metas de vendas, bem como qualquer outra informação relevante — e faça isso com o máximo de antecedência possível! Monte uma lista com as datas previstas para um pico de circulação e vendas, e destaque qualquer evento regional que possa influenciar o funcionamento da sua loja, deixando tudo isso em um mural para toda a equipe ver e consultar sempre que precisar.

E para não ter dor de cabeça com a escala dos funcionários, modifique com antecedência o número de pessoal alocado para trabalhar nesses dias especiais. Seja prudente e deixe alguns funcionários de sobreaviso para reforçarem a equipe nos dias de pico, só para que todos estejam preparados para o alto fluxo de clientes na loja física e de pedidos na loja virtual.

Identifique as datas ideais para o seu negócio vender

Ao contrário do que muitos pensam, o Black Friday Cyber Monday não “canibaliza” as oportunidades de venda no Natal. De acordo com a Think with Google, “cada data de varejo do fim do ano mostra diferenças importantes nos hábitos de consumo das pessoas” — e é justamente aí que você, lojista, tem que entender onde o seu negócio se encaixa melhor, para aumentar suas margens de lucro com um maior volume de vendas.

Itens mais e menos comprados no Natal; Pesquisa Provokers (Jul/2018). Imagem: Think with Google

Com os resultados da pesquisa Provokers ilustrados acima, podemos inferir que, embora a temporada não seja mais exclusiva para a venda de eletrônicos, o Black Friday ainda tem uma ligeira segmentação de produtos, que diz muito sobre os hábitos de consumo de uma população.

Indo além, saber o diferencial de cada data especial da temporada Black Friday pode ajudar você a organizar não só o seu estoque e ofertas, mas serve também para deixar seus funcionários preparados para cada um desses momentos.

Sentimentos por trás da temporada Black Friday; Pesquisa Provokers (Jul/2018). Imagem: Think with Google

Aprenda com o passado

Se esta não será a sua primeira temporada Black Friday, reflita sobre as vendas da “maratona” comercial do ano passado. Aproveite que o backend da Shopify (tanto online quanto offline, com o Shopify PDV) deixa tudo registrado para você. Confira quais dias receberam um maior fluxo de clientes na sua loja e quais dias venderam mais e em qual nicho específico de produtos. Essas datas coincidiram com eventos especiais? Esses eventos vão se repetir neste ano? Em quais dias? O que mais você lembra do ano passado que você pretender repetir ou evitar?

IMPERDÍVEL! Experimente o Shopify PDV e venda seus produtos em mercados, lojas pop-up ou lojas físicas sem dor de cabeça.

Com essas informações, você poderá tomar decisões embasadas em relação à quantidade de funcionários e suas respectivas escalas.

E se você esta completamente perdido porque esta será a sua primeira temporada Black Friday, bata um papo com seus lojistas vizinhos! Os estabelecimentos comerciais próximos à sua loja física podem contar como foram as temporadas dos anos anteriores. Se você acabou de se mudar para um determinado bairro e não está familiarizado com a região, pergunte a outro inquilino da área sobre o fluxo de clientes nos meses de novembro e dezembro, e o que você deve esperar dessa época.

Não se esqueça de anotar tudo e aprender muito com essa primeira experiência para que a temporada do ano seguinte seja ainda melhor! Talvez você descubra que um produto específico vende mais em determinados dias dessa maratona de vendas de final de ano — o que também é um sinal de que você não pode descuidar do seu estoque.

Deixe o estoque pronto

A última coisa que você quer é que seus produtos acabem bem no meio do agito das vendas de fim de ano. Caso tenha registro do estoque dos últimos anos, esta é a hora de analisar tudo atentamente: o que vendeu bem? E o que não vendeu tão bem assim?

Confira também as tendências de produtos do mercado: quais itens são populares e combinam com a sua loja?

Por fim, monte uma lista completa e organizada dos itens do seu estoque. É uma tarefa trabalhosa e um pouco chata, mas que fará toda a diferença para deixar o seu negócio pronto para vender na alta temporada. Acredite, você vai agradecer aos céus por ter resolvido seu estoque com antecedência!

Quem tem loja virtual e faz dropshipping também não está livre dessa preocupação: seus fornecedores estão prontos para a alta temporada de vendas? Entre em contato com os gerentes dos seus principais fornecedores para perguntar como eles estão se planejando para atender um volume maior de pedidos, se eles estão aumentando o número de funcionários e se já contam com um esquema de escala especial caso haja alguma emergência.

Mãos à obra!

Os meses de novembro e dezembro são desafiadores tanto para os consumidores quanto para os lojistas. O segredo para passar por essa alta temporada do varejo sem se machucar está na preparação com antecedência. Saiba quem são seus clientes, quais são as datas importantes para o seu negócio e quais dos seus produtos têm alto potencial de vendas. Além disso, esteja familiarizado com seu estoque e certifique-se de que a sua equipe de funcionários está treinada e preparada para o agito típico dessa época. Só assim que você conseguirá curtir o final do ano sem surtar. Boas vendas e boas festas!

E na sua loja, como andam os treinamentos dos funcionários para a temporada Black Friday/natalina? Conte para a gente nos comentários!


Which method is right for you?Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora e intérprete de conferências e, em parceria com a Shopify, faz a curadoria e a localização de conteúdo para o blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Guinevere Orvis

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