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Por que o fluxo de caixa é muito importante para a saúde do seu negócio

gestão de fluxo de caixa

Aprimorar o fluxo de caixa é uma decisão interessante para qualquer empresa. Não importa a qualidade do modelo de negócio, a lucratividade ou quantos investidores sua empresa já conquistou. Se você está procurando uma área onde pode se concentrar para causar um impacto marcante no seu negócio, acabou de encontrar.

Empresas novas e em crescimento não costumam ter uma reserva ou caixa extra para atravessar momentos de dificuldade, pelo simples fato de sempre estarem em busca de novos investimentos. Os anos com crescimento mais significativo – inclusive os primeiros anos do ciclo de vida de um negócio – também são um verdadeiro desafio para o fluxo de caixa.

A gestão de fluxo de caixa é um dos principais motivos da dificuldade de fazer um negócio decolar.

Gestão de fluxo de caixa de pequenas empresas durante a covid-19

A gestão de fluxo de caixa é um pensamento recorrente para diversos donos de pequenos negócios nesse momento. Listamos abaixo algumas opções para você conseguir gerenciar o fluxo de caixa do seu negócio.

Procure estratégias de faturamento a curto prazo:

Explore os programas de apoio, financiamento e subsídios para pequenas empresas:

O que é gestão de fluxo de caixa?

Mas o que é gestão de fluxo de caixa exatamente? É a quantidade de dinheiro, em caixa ou não, sendo movimentado para dentro e fora de um negócio. Um fluxo de caixa positivo é mais dinheiro entrando do que saindo, já um fluxo de caixa negativo é menos dinheiro entrando do que a empresa precisa para cobrir suas saídas.

Para calcular esse fluxo de caixa, uma empresa observa o caixa disponível no começo e no final de um período específico. Esse período pode ser uma semana ou um mês. A empresa vai ter um fluxo de caixa positivo se tiver mais na conta no final de um período do que no início dele, e um fluxo de caixa negativo, se tiver menos dinheiro no final.

Ter uma boa gestão de fluxo de caixa é uma das melhores coisas que você pode fazer pelo seu negócio. Não só isso, é uma habilidade que você pode levar para outros empreendimentos e para suas finanças pessoais.

Faça a previsão do seu fluxo de caixa com esse modelo

Organizamos um modelo de previsão de fluxo de caixa para ajudar a agilizar o processo e fazer você poupar tempo e estresse. Faça o download e leia com atenção para aprender a usar esse modelo.

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A diferença entre fluxo de caixa e lucratividade

Fluxo de caixa e lucratividade são dois conceitos distintos. Um negócio lucrativo pode não ser capaz de pagar suas contas. De modo semelhantes, só porque uma empresa está cumprindo todas as suas obrigações financeiras, não significa que ela seja lucrativa.

Lucro é um termo básico de contabilidade para pequenos negócios, que só existe de verdade no papel. Medir o lucro é um modo específico de se analisar um negócio. Mas esse valor deixa de lado muitos detalhes sobre como o negócio está funcionando no dia a dia.

Como calcular o lucro

A primeira etapa para calcular o lucro é tomar a sua receita total e subtrair o custo dos bens vendidos. A diferença é o seu lucro bruto.

Receita – Custo dos produtos vendidos = Lucro bruto

Por exemplo, se você vendeu 100 mil reais em cadeiras de balanço e o custo das cadeiras foi de 50 mil reais no total, seu lucro bruto é de 50 mil reais.

Receita: R$ 100.000,00
Custo dos produtos vendidos: -R$ 50.000,00
Lucro bruto: R$ 50.000,00

É claro que você deve ter tido outras despesas além da compra das cadeiras. Por exemplo, deve ter precisado de um lugar para armazenar as cadeiras e pode ter feito propaganda para conseguir mais vendas. Essas despesas são chamadas despesas operacionais e são subtraídas do seu lucro bruto.

As despesas operacionais incluem a maioria dos custos que não têm relação direta com o que você vende – coisas como aluguel, equipamentos, folha de pagamento e marketing.

A segunda etapa é subtrair as despesas operacionais do lucro bruto. A diferença disso será seu lucro líquido.

Lucro bruto – Despesas operacionais = Lucro líquido

Receita: R$ 100.000,00
Custo dos produtos vendidos: -R$ 50.000,00
Lucro bruto: R$ 50.000,00
Despesas operacionais: -R$ 35.000,00
Lucro líquido: R$ 15.000,00

Se seu lucro líquido for um número positivo, você ganhou dinheiro. Se for um número negativo, você perdeu dinheiro. Esse relatório completo se chama demonstração de resultados ou demonstrativo de perdas e danos (P&L, na sigla em inglês).

Qual é o "problema" do lucro?

Em relação à gestão de fluxo de caixa de pequenos negócios, o problema das demonstrações de resultados é que elas não mostram o seu negócio por completo. Ficam faltando algumas informações essenciais.

1. Amortização

Se você tem algum empréstimo em nome do seu negócio ou outro tipo de capital inicial a ser amortizado, esses valores não vão aparecer aqui. Somente os juros sobre esses empréstimos são incluídos em um P&L, apesar de as amortizações poderem pegar uma grande parte do caixa.

2. Pagamentos de equipamentos

De modo semelhante, se você fizer uma compra expressiva de equipamentos, todo esse custo não vai aparecer nessa seção. Em vez disso, o custo vai ser dividido ao longo do ciclo de vida do equipamento. Vamos supor que você gastou 30 mil reais em um forno industrial para a sua loja de bolos, por exemplo. Sua expectativa é que ele dure dez anos, portanto sua demonstração de resultado vai mostrar uma despesa de três mil reais por ano durante dez anos, mesmo se você pagar pelo equipamento de uma vez só.

3. Impostos

Observe que seu lucro líquido ainda não contemplou impostos até esse momento, ou seja, esse valor vai diminuir ainda mais. Mesmo que todo o seu lucro esteja disponível em caixa, você não vai conseguir ficar sem nada nem de gastar tudo em um lugar só.

4. Entrada de caixa

Muitos negócios usam como método contábil algo chamado regime de competência, registrando a receita mesmo antes de ter recebido o dinheiro. No papel, você pode ter 200 mil reais em vendas, mas se ninguém pagou ainda, você vai ter dificuldade para pagar as contas.

Além disso, se tiver estoque, todos os produtos têm valor e são incluídos na demonstração de resultado também. Naturalmente, para extrair dinheiro do seu estoque, você precisa vendê-lo primeiro.

Como gerenciar fluxo de caixa e lucro?

No final das contas, a gestão de fluxo de caixa tem relação direta com timing. Você pode ter lucro ao longo de um mês ou de um ano, mas não ao longo de um dia ou uma semana específica. Se suas contas vencem no começo do mês, mas você só tem dinheiro no banco no fim, você tem um problema de fluxo de caixa, mesmo que naquele período tenha ganhado mais do que gastou.

A questão do lucro é a seguinte: se você não tiver lucro no papel, você está em maus lençóis. Se quiser manter seu negócio funcionando, você precisa aumentar sua receita ou diminuir suas despesas.

Mas só porque seu negócio está dando lucro, isso não significa que ele pode ser conduzido no piloto automático. Você ainda vai precisar praticar controle de fluxo de caixa – em especial se sua empresa estiver crescendo.

Por que a gestão de fluxo de caixa é tão importante?

Apesar de poder parecer algo intimidador, controlar o fluxo de caixa e priorizar sua gestão eficaz têm benefícios claros.

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1. Previsão de déficits

O primeiro benefício – e o e mais óbvio – de gerenciar o fluxo de caixa e o capital de giro é saber com antecedência quando você vai ter déficits. Não descubra que você não vai conseguir pagar o aluguel só quando o cheque voltar. Com um bom sistema organizado, você consegue prever déficits semanas antes, às vezes até meses antes. Desse modo, você tem tempo de pensar em um plano. 

Por exemplo:

  • Ligue para a imobiliária e peça que eles depositem seu cheque alguns dias depois.
  • Adie uma entrega algumas semanas para frente para conseguir pagar os impostos de importação.
  • Faça uma promoção para conseguir mais vendas rapidamente.
  • Junte todas as economias possíveis para quitar contas em aberto.

2. Redução do estresse

Parece mentira, eu sei, mas a gestão de fluxo de caixa vai diminuir bastante seu estresse. Grande parte da ansiedade que os empreendedores enfrentam quando têm que pagar contas vem do fato de não saberem o que está acontecendo e ficarem preocupados pensando se as coisas vão dar certo ou não.

É muito melhor saber o que esperar, mesmo que a perspectiva não seja das melhores. Quando você sabe onde está pisando, se sente mais bem preparado. O mais importante é que você terá recursos para lidar com tudo isso.

3. Saber quando é a hora de crescer

Quando você está gerenciando o fluxo de caixa, sabe exatamente quanto dinheiro tem para gastar com crescimento. Lembre-se, não é porque seu P&L está dizendo que você tem um dinheiro extra que significa que isso será materializado na vida real.

De modo semelhante, não é porque você tem 20 mil no banco que deve gastar tudo. Esse dinheiro pode ser necessário para despesas futuras. Quando você analisa seu fluxo de caixa ao longo de várias semanas e meses, vai saber quanto ter à disposição e quanto você pode separar para gastar com o crescimento da empresa.

4. Ganhar vantagem

Uma boa gestão de fluxo de caixa é vantajosa para você. Se precisar pedir uma linha de crédito para o banco quando passar por uma dificuldade ou quando quiser que um fornecedor pendure o pagamento algumas semanas sem interromper o serviço, um bom sistema de gestão de fluxo de caixa vai lhe ajudar, pois vai gerar confiança perante terceiros.

Em geral, os bancos gostam de ver esse tipo de planejamento, principalmente se você conseguir mostrar claramente quando vai poder pagar o que deve. A probabilidade de os fornecedores serem mais flexíveis vai ser muito maior se você disser exatamente como e quando vai pagá-los – em vez de se comunicar de forma cortada, como a maioria das empresas faz durante períodos complicados como esse. Essas pessoas querem que seu negócio vingue, portanto estarão mais dispostas a trabalhar com você se puderem confiar em você – passando pelos dias bons e ruins.

5. Maior precisão

O fluxo de caixa é algo bem mais preciso do que um orçamento. Orçamentos dizem o que você quer que aconteça. São um excesso de otimismo e empreendedores são otimistas por natureza. As projeções de fluxo de caixa informam o que está acontecendo de fato, para que você possa lidar com isso – mesmo que não seja como você planejou no começo do ano.

A maioria de nós (eu inclusa) prefere não pensar sobre gestão de fluxo de caixa e torce para que tudo dê certo. Mas o risco não vale a pena, acredite em mim. Você vai se sentir bem melhor tendo controle do seu dinheiro.

Como gerenciar o fluxo de caixa

Existem muitas ferramentas pagas que ajudam no gerenciamento de fluxo de caixa. Pessoalmente, acho que uma ferramenta gratuita é a melhor delas: Planilhas Google. Qualquer pessoa consegue usar uma Planilha do Google para criar um demonstrativo do fluxo de caixa. Apesar de ser um processo manual, não é nada demorado e é bem fácil de acompanhar.

O mais importante é que é fácil de personalizar rapidamente e adaptar para suas necessidades ou situações específicas. Você pode ser genérico ou específico, você decide. O tempo que você vai gastar criando ou atualizando sua planilha é valioso no sentido de você ter uma ideia melhor da sua situação.

planilha de fluxo de caixa é um esboço da rota do seu dinheiro. Ela mostra para você quando vai entrar dinheiro e quando vai sair – é uma ótima maneira de visualizar a gestão de fluxo de caixa e ajustar sua abordagem.

Como manter o controle do fluxo de caixa?

A melhor maneira de manter o controle do fluxo de caixa é com um demonstrativo de fluxo de caixa. Na gestão de caixa de pequenos negócios, um demonstrativo de fluxo de caixa é um relato do fluxo de caixa para dentro e fora da conta da empresa ao longo de um determinado período contábil – um mês, um trimestre, um ano. Entretanto, é possível acompanhar o fluxo de caixa ao longo de qualquer período para ajudar você a ver para onde seu dinheiro está indo. Experimente isso com a Calculadora de fluxo de caixa da Shopify (disponível somente em inglês).

Imagem da ferramenta virtual da Shopify, a Calculadora de fluxo de caixa, na qual é possível inserir entradas de caixa mensais projetadas e saídas de caixa mensais projetadas para estimar o fluxo de caixa de uma empresa.
Use a Calculadora de fluxo de caixa da Shopify para colocar dados de projeções de entradas e de saídas mensais de caixa para estimar o fluxo de caixa do seu negócio.

A maioria das empresas funciona melhor com um planejamento semanal, no entanto, algumas podem precisar de um planejamento diário, outras, somente de um planejamento mensal. Cabe a você decidir também se quer incluir toda e qualquer despesa ou somente categorias de despesas. Essas decisões vão depender da escala e da complexidade do seu negócio.

De modo semelhante, algumas empresas vão poder projetar seu fluxo de caixa de modo preciso durante seis meses; outras, por apenas duas semanas. De modo geral, tente projetar de quatro a seis semanas com certa precisão. Uma regra de ouro para a gestão de fluxo de caixa de pequenos negócios é: quanto mais longe você estiver pensando no futuro, menos precisas suas previsões vão ser.

Passo 1: Faça a previsão das despesas

O primeiro passo é listar todas as suas obrigações financeiras em andamento. Comece fazendo uma lista de tudo que você tem que pagar – aluguel, salários, publicidade, taxas de uso de software, amortizações de empréstimos – tudo que faça parte das suas contas gerais.

Escreva para que aquela despesa é usada, quanto ela custa e quando é seu vencimento. É provável que você se esqueça de algumas coisas, então analise o extrato da sua conta e do cartão de crédito para ver se encontra mais alguma despesa.

Passo 2: Faça a previsão da receita

A seguir, é hora de fazer a previsão da sua receita semanal. Muitos negócios passam por flutuações nas vendas, então isso pode ser complicado. Tente ser o mais preciso possível. Quanto melhor estabelecido for o seu negócio, mais fácil vai ser fazer essa previsão.

Comece escrevendo toda receita garantida. Se você vende assinaturas ou tem contratos de longo prazo, vai ter uma boa ideia do que vem por aí. Você pode estimar se esses números vão subir, descer ou permanecer iguais. Se grande parte das suas vendas vem de novos clientes, pode ser mais difícil calcular essa estimativa. Ainda assim, é possível ter uma boa ideia do que esperar nas próximas semanas e meses. Quanto mais perto você chegar da realidade, melhor.

Uma boa prática para a gestão de fluxo de caixa de pequenos negócios é analisar dados passados para ajudar nas projeções. Em muitos casos, suas vendas dessa semana há um ano serão mais precisas que suas vendas da semana passada, já que os dados históricos levam ciclos anuais e sazonalidade em consideração. Se você acha que suas vendas vão crescer em relação às do ano passado, pode aumentar a quantidade, mas é importante ser conservador para evitar uma situação ruim.

Conforme você faz a previsão de receita a cada semana, esteja consciente sobre quedas de vendas devido a feriados ou ao período do mês ou do ano. Considere também promoções ou ofertas importante que vão impactar sua receita de modo positivo.

Passo 3: Preencha seus dados

Agora vem a parte divertida – preencher seus dados. Primeiro, pegue sua cópia grátis do modelo de projeção de fluxo de caixa. Você pode personalizar uma linha para cada despesa e para cada fonte de receita. Você pode ser detalhista ou genérico, você decide.

Dê uma olhada nesse exemplo de gestão de fluxo de caixa abaixo.

Planilha gestão de fluxo de caixa

Se você vender diversos produtos em um site, talvez só tenha uma fonte de receita. Se você usa diversos canais, como site, varejo e feiras comerciais, talvez queira colocar uma linha para cada um, assim vai ser mais fácil fazer a previsão.

Não deixe de adicionar a receita na semana em que ela estará disponível para você. Esteja ciente de que o dinheiro pode levar alguns dias para cair na sua conta.

Do mesmo modo, preencha suas despesas. Algumas vão ser semanais, outras a cada 15 dias, algumas mensais, algumas variáveis. Também vão aparecer diversas despesas gerais. Use a linha "Outros" para adicioná-las à planilha.

Adicione o saldo inicial do seu banco na primeira semana. As semanas seguintes terão previsão automática com base nas suas projeções de receita e despesas.

Passo 4: Atualize sua planilha de projeção

Sua planilha de fluxo de caixa é um documento vivo. Se você salvá-la no Google Planilhas, ela estará disponível a qualquer hora, em qualquer lugar. Você também vai ter a facilidade de compartilhá-la com qualquer pessoa, como por exemplo seu contador ou um funcionário.

Uma boa planilha de fluxo de caixa é atualizada regularmente. Uma vez por semana, faça login e atualize seu saldo final. Se ele não bater com seus cálculos de estimativa, procure saber o motivo. Às vezes as despesas que você esqueceu de listar surgem de repente, ou então você se dá conta que pode ter sido otimista demais nas suas projeções de receita.

Na sequência, oculte a coluna do mês anterior. Você não vai mais precisar dela, isso é passado.

Planilha gestão de caixa

Finalmente, adicione uma nova semana de projeções na última coluna. Você vai querer sempre ter pelo menos quatro a seis semanas organizadas para poder planejar o futuro.

Sempre que estiver projetando um déficit, o saldo final da sua conta bancária vai servir de alerta, ficando vermelho, levando você a fazer mudanças. No modelo oferecido, você pode ver que há um déficit previsto para o segundo mês.

Planilha gestão de fluxo de caixa, projeção de déficit

Seis modos simples de melhorar o fluxo de caixa

Se seu negócio está sofrendo com má gestão de fluxo de caixa, veja aqui seis modos como melhorar o fluxo de caixa que você pode experimentar hoje mesmo. 

1. Concentre-se no controle de estoque

Tendo a gestão de fluxo de caixa em mente, considere atualizar seu estoque para refletir os níveis atuais de fornecimento e demanda do seu negócio. Realize inspeções frequentes no estoque para determinar o que está vendendo e o que não está. Depois, você pode manter à mão mais estoque que tem mais probabilidade de sair rápido e se livrar de estoque parado oferecendo descontos. 

2. Não compre, alugue

A contabilidade de pequenos negócios é sempre complicada, principalmente em momentos de dificuldade. Você não quer contrair dívidas demais, mas às vezes precisa investir em equipamentos ou estoque que vão compensar a longo prazo. Boas práticas de gestão de fluxo de caixa sugerem locação e não compra. Ao alugar, você pode fazer pequenos pagamentos ao longo de um período e manter fluxo de caixa para suas operações do dia a dia. Trata-se também de uma despesa comercial, portanto você pode debitá-la no seu imposto de renda.

3. Envie faturas imediatamente

Uma parte essencial do gerenciamento de fluxo de caixa de um pequeno negócio é receber pagamentos assim que possível. Se você envia faturas imediatamente, recebe os pagamentos mais rápido. Se costuma ter um ciclo de faturamento mensal, converse com seus representantes para dizer que você vai mudar para um modelo de fatura sob demanda. Você vai ganhar pontos extras se oferecer um desconto por pagamento antecipado para eles.

4. Procure fluxos de receita alternativos

Se seu setor está em mudança e pressionando seus fluxos de receita atuais, procure modos alternativos de ganhar dinheiro. É possível que você consiga substituir fluxos de receita menos lucrativos por fluxos mais flexíveis e eficazes, de modo temporário ou permanente. 

Por exemplo, a pandemia da covid-19 fechou diversas lojas físicas devido a decretos governamentais. Uma das principais fontes de receita desses negócios é o fluxo de pessoas. Para conter a queda das receitas, muitas lojas estão abrindo suas versões virtuais , oferecendo diferentes opções de compras, como “Retirada sem contato físico” e opções de entrega local. 

Isso pode ajudar a facilitar a gestão de fluxo de caixa e aliviar seu principal fluxo de receita. 

5. Converse com seus fornecedores sobre descontos por pagamento antecipado

Um modo de preservar o capital de giro e a gestão de fluxo de caixa é pagar menos para os fornecedores. Alguns deles podem oferecer algum tipo de desconto por pagamento antecipado que você não está ciente. Pagar seus fornecedores com antecedência pode ajudar você a economizar e até mesmo a melhorar seu relacionamento com eles, especialmente se outros representantes estiverem atrasando pagamentos. 

6. Invista o capital da sua empresa

Para maximizar seu fluxo de caixa, faça o capital da sua empresa render com investimentos para pessoas jurídicas. Há inúmeras opções de investimentos para todos os perfis de risco e necessidades, respeitando os prazos e objetivos da sua empresa. Isso pode aumentar seu caixa mês a mês e ajudar você a se preparar para qualquer impacto imprevisto sobre seus clientes ou fornecedores. 

Use um modelo de projeção de fluxo de caixa gratuito

A maioria das empresas não consegue sobreviver sem uma gestão de fluxo de caixa adequada, algo que pode ser feito por qualquer pessoa disposta a lidar com números para não ter dor de cabeça no futuro. Comece a se organizar agora, assim vai ser mais fácil manter o controle de tudo.

Se você ainda não fez o download do modelo de gestão de fluxo de caixa gratuito, não perca tempo. A planilha está disponível no Google Drive. Você precisa estar conectado na sua conta do Google para copiar o arquivo.

Baixar modelo gratuito

Ilustrações de Till Lauer


Perguntas frequentes sobre gestão de fluxo de caixa

O que eu faço com um fluxo de caixa?

Um fluxo de caixa positivo em uma gestão financeira é a prova de que os ativos líquidos de um negócio estão aumentando. Com um fluxo de caixa positivo, você pode liquidar dívidas, reinvestir no seu negócio, pagar despesas e criar um hedge para desafios financeiros no futuro. Em relação a financiamento comercial, uma empresa com um fluxo de caixa robusto pode levar vantagem para conseguir empréstimos a juros menores e investimentos mais rentáveis. 

Como começar a fazer uma projeção de fluxo de caixa?

Para começar a fazer uma projeção de fluxo de caixa, você vai precisar vender mais do que gasta. É possível prever o fluxo de caixa fazendo uma estimativa:

  • Passo 1: Crie uma lista de premissas baseadas em estimativas de crescimento de vendas, aumentos de preços dos fornecedores, sazonalidade, aumentos gerais de custos e aumentos de salários. 
  • Passo 2: Anote receitas antecipadas de vendas com base nas tendências do setor, mudanças internas de preços e fatores econômicos.
  • Passo 3: Liste as entradas estimadas de caixa, incluindo subsídios governamentais, reembolsos fiscais, recursos de empréstimos, royalties ou contribuições de participação acionária. 
  • Passo 4: Anote as despesas estimadas, incluindo pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, compras de ativos e pagamentos de empréstimos.
  • Passo 5: Reúna todas essas informações adicionando as entradas de caixa e as deduções de saídas. Assim, você vai ter uma ideia melhor do posicionamento do seu caixa. 

Qual é o principal objetivo da gestão de fluxo de caixa?

Na gestão de fluxo de caixa de pequenas empresas, o objetivo principal é acompanhar e analisar a quantidade de dinheiro recebido menos as despesas do negócio. Isso ajuda a estimar quanto você vai ganhar e gastar no futuro e como pode manter seu negócio ativo em períodos de emergência.

Por que a gestão de fluxo de caixa é tão importante na gestão de custos?

O fluxo de caixa é importante para a gestão de custos porque ele ajuda no planejamento e controle do orçamento de uma empresa. Um contador vai conseguir fazer uma previsão melhor do rumo da sua empresa se você conseguir realizar pagamentos de ativos que ajudam na condução do seu negócio, como matéria-prima, ações, funcionários, aluguel e outras despesas relacionadas.


Which method is right for you?Sobre a autora

Carolina Walliter é escritora, tradutora, intérprete de conferências e editora-chefe do blog da Shopify em português do Brasil.

Post original em inglês: Casandra Campbell

Tradução e localização: Marina Borges

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